Участие в проекте Федерального центра компетенций
Мы всегда стремимся повысить качество предоставляемого нами сервиса посредством улучшения рабочих процессов. Руководители постоянно ищут способы оптимизации труда и упрощения коммуникации внутри команды. В связи с этим в июле 2020 года мы приняли участие в проекте по повышению производительности труда, организованном Федеральным центром компетенций (ФЦК) при поддержке Правительства Российской Федерации.
Мы выбрали и запустили «Проект оптимизации процесса организации международной мультимодальной перевозки». Суть проекта заключалась в том, что компания определяет процесс, который нуждается в улучшении (как правило, это ключевой рабочий процесс). Затем мы формируем заявку в ФЦК, описывая важность усовершенствования данного процесса и ожидаемые результаты, а также заявляем команду участников проекта. Наша заявка была одобрена, и работа началась.
Лидером проекта от компании Фарес стал Антон Валуйский (заместитель генерального директора на тот момент), который собрал команду из тех, кто был непосредственно вовлечен в выбранный процесс, а также просто желающих сделать свой вклад в работу. От ФЦК нам назначили куратора — Виталия Дорогокуплю, который координировал нашу работу с момента старта проекта до его завершения.
Проект длился до осени 2021 года и завершился защитой перед представителями ФЦК, которые определяли лидеров, имеющих возможность получить дальнейшую поддержку от Правительства РФ. Стоит отметить, что участие в проекте было бесплатным, и мы решили принять в нем участие не только из-за перспектив, но и из-за желания нашей команды исследовать новые пути развития и стать частью такого масштабного начинания.
Кратко о том, что мы сделали в рамках проекта:
- Мы детально описали этапы международной мультимодальной перевозки, указав участников на каждом этапе и их зоны ответственности. Это было не просто описание, а тщательное измерение временных затрат на все процессы. Мы использовали различные виды карт и структур для визуализации. Цель заключалась в выявлении пересечений функционала, улучшении прозрачности зон ответственности, сокращении времени на организацию процесса и устранении задержек, вызванных человеческим фактором.
- Проект также ставил целью продвижение принципов бережливого производства. Основная идея — ускорение производственных процессов за счет улучшения эргономики пространства и оптимизации процессов в целом.
Приведем простой пример: если ты работаешь делопроизводителем и тебе нужно копировать и сканировать документы, то путь от стола до принтера, архива и шкафа с запасами бумаги должен быть максимально прямым. Сотрудник не должен обходить столы, спускаться на другой этаж или заходить в соседние кабинеты, если все необходимые элементы процесса разбросаны по разным местам — такая организация работы слишком затруднительна.
Мы проделали значительную работу в этом направлении. Это был полезный опыт, который охватывал как мелкие бытовые процессы, так и более масштабные задачи (например, порядок в информационном пространстве и организация рабочих процессов).
- Антон Валуйский и Оксана Кузьминова (руководитель финансового отдела) прошли обучение на профессиональных тренеров. Учебный процесс был сложным и длительным, с защитой диплома и выступлением перед аудиторией.
- К нам приезжали тренеры от организаторов проекта, которые обучали нас принципам внедрения изменений в компанию, формирования системы мотивации и многим другим важным темам.
Это было довольно утомительно, поскольку никто не освобождал нас от основной работы, а на проектных встречах мы проводили от 2 до 6 часов каждый день. Мы не просто болтали, это были мозговые штурмы, обсуждения, споры и создание дорожных карт процесса. После каждой встречи мы возвращались к своим рабочим обязанностям, одновременно организуя внедрение проекта «Бережливое производство», что включало измерение всех процессов по минутам и участникам в ходе реальных перевозок.
На старте в команде Фареса было 15 человек, а к концу осталось менее половины. Это часто происходит в проектах, но именно этот показал, кто из нас марафонец, а кто спринтер, кто готов взять на себя ответственность за завершение проекта, несмотря на все трудности. Проблемы возникали не только в организации процессов, но и во взаимодействии команды: имели место острые споры, недовольство, апатия и даже забастовки в периоды сильной усталости. Иногда казалось, что всё закончится ссорами и увольнениями, и такие моменты повторялись не раз. Но именно этот проект продемонстрировал силу команды — тех, кто остался до самого конца.
Особо хочется отметить Виталия Дорогокуплю. Это невероятно позитивный и добрый человек. Наша команда была достаточно сложной (это признавали и коучи, работавшие с нами позже). Каждый член имел свой характер, и большинство из них были лидерами с абсолютно противоположными взглядами на жизнь, принципами работы и мышлением. Виталий объединял нас, поддерживал и всегда направлял к достижению конечного результата.
В конце проекта к нам приехали представители ФЦК для его завершения. Мы успешно защитили проект и представили отчет о внедрении 5S (Бережливое производство) и изменений по принципу «Правила внедрения изменений в компанию». Мы вошли в число компаний, успешно завершивших проект и претендующих на дальнейшую поддержку от Правительства РФ. Однако из-за пандемии COVID-19 организаторы пересмотрели свои планы по продолжению проекта, и на этом все закончилось. Тем не менее, нам предстоит предстояло отчитываться по нашим показателям в течение нескольких лет.
Итоги проекта:
- Мы описали процесс и внесли изменения, отказавшись от принципа «один менеджер решает все вопросы», что позволило сократить процесс организации перевозок и уменьшить количество звеньев передачи информации. Внедрили контроль заполнения параметров в 1С, установили нормативы выполнения операций и описали стандарты процессов.
- Реализовали систему 5S, чтобы облегчить работу текущих сотрудников и ускорить адаптацию новых.
- Мы начали следить за порядком (упорядочили информационные ресурсы, организовали офисное пространство: распределили папки по цветам, обозначили полки с содержимым для быстрого поиска нужной информации и перераспределили бытовые ресурсы).
- Внедрили инфостенды (доски с визуальной информацией по оперативным показателям).
- Описали процессы и написали инструкции по ним.
- Научились разбивать проекты на этапы, определять зоны ответственности и конкретные задачи с установленными сроками выполнения.
- Проект вдохновил Антона Валуйского и Аню Ясинскую на развитие сборки как отдельного направления в компании, что стало стартом для проекта «Сборные грузы» в структурированном формате.
- Изменилась наша парадигма мышления. Мы начали описывать все процессы, что привело к структурированию работы и уменьшению зависимости от человеческого фактора, а также к снижению уровня хаоса.
